Cara Mengelola Penggalangan Dana Yayasan, dari Donasi Masuk sampai Laporan ke Donatur

Penggalangan dana yayasan paling mudah dikelola bila dipandang sebagai satu siklus yang berulang, bukan sebagai kegiatan yang terpisah-pisah: mengenali siapa calon pemberi dana, membangun hubungan dengannya, mengajukan permintaan, menerima dan menggolongkan dana yang masuk, lalu melaporkan penggunaannya kembali kepada pemberi dana. Dari seluruh rangkaian itu, hukum Indonesia hanya mengatur satu tahap secara langsung, yaitu meminta dana kepada masyarakat luas, yang memerlukan izin. Tahap-tahap lainnya diatur oleh standar akuntansi dan oleh praktik tata kelola yang baik, bukan oleh peraturan yang bisa menjatuhkan sanksi.

Membedakan keduanya adalah hal pertama yang perlu jernih bagi pengurus yayasan kecil. Memperlakukan praktik baik seolah kewajiban hukum membuat pengurus menghabiskan tenaga pada hal yang tidak mendesak. Sebaliknya, memperlakukan kewajiban hukum seolah sekadar saran adalah risiko yang nyata. Artikel ini memisahkan keduanya secara tegas di setiap bagian.

Lima tahap yang dilalui setiap sumbangan

Kerangka lima tahap berikut adalah cara memahami alurnya, bukan skema yang diwajibkan aturan mana pun. Kerangka ini merupakan rangkuman dari panduan profesional internasional, terutama kode etik Association of Fundraising Professionals (AFP), panduan CC20 Charity Commission for England and Wales, dan prinsip-prinsip Independent Sector.

Identifikasi. Menyusun daftar siapa yang mungkin mau mendukung, dari wali santri, alumni, tokoh setempat, sampai perusahaan yang punya program kemasyarakatan.

Kultivasi. Membangun hubungan lebih dahulu sebelum meminta. Mengundang berkunjung, mengirim kabar kegiatan, menjawab pertanyaan.

Solisitasi. Mengajukan permintaan dana secara terbuka: proposal, kampanye, kotak amal, acara penggalangan dana. Inilah satu-satunya tahap yang tersentuh perizinan bila sasarannya masyarakat luas.

Akseptasi dan klasifikasi. Menerima dana lalu langsung menentukan statusnya: apakah pemberinya menetapkan syarat penggunaan atau tidak. Penggolongan ini dilakukan saat dana diterima, bukan saat menyusun laporan tahunan. Pembahasan lengkapnya ada di tulisan terpisah mengenai dana terikat dan dana tidak terikat.

Pertanggungjawaban kepada pemberi dana. Melaporkan kembali penggunaan dana kepada yang memberi. Kode etik AFP menyebut pelaporan tepat waktu mengenai penggunaan dana sebagai kewajiban etis, dan menegaskan bahwa dana harus dipakai sesuai maksud serta pembatasan yang ditetapkan donor.

Jenis penerimaan dana dan konsekuensinya masing-masing

Tidak semua uang masuk sama sifatnya. Tabel berikut merangkum jenis yang paling sering ditemui yayasan, beserta hal yang perlu diperhatikan.

Satu kanal yang perlu disikapi hati-hati adalah penggalangan dana lewat platform urun dana daring. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 57/POJK.04/2020 mengatur urun dana berbasis penawaran efek, yaitu saham, efek utang, atau sukuk, dengan penyelenggara yang wajib berbadan hukum berizin OJK. Peraturan itu tidak memuat satu pun klausul mengenai donasi. Artinya belum ada kepastian aturan khusus untuk urun dana berbentuk sumbangan di Indonesia. Jangan berasumsi kanal ini sudah punya payung hukum tersendiri, dan jangan pula berasumsi sebaliknya bahwa ia terlarang.

Kapan yayasan wajib mengurus izin pengumpulan dana

Ini bagian yang murni kewajiban hukum, bukan anjuran. Dasar utamanya adalah Undang-Undang No. 9 Tahun 1961 tentang Pengumpulan Uang atau Barang. Peraturan pelaksananya berada di Kementerian Sosial, yaitu Peraturan Menteri Sosial No. 8 Tahun 2021 sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Sosial No. 8 Tahun 2024, yang mengatur proses perizinannya.

Yang perlu dipahami pengurus: mengumpulkan uang atau barang dari masyarakat luas adalah kegiatan berizin. Ini berbeda dari menerima sumbangan dari donor yang sudah dikenal atas inisiatifnya sendiri. Begitu yayasan membuka kampanye terbuka, memasang kotak amal di tempat umum, atau menyelenggarakan acara penggalangan dana bagi publik, pertanyaan izin menjadi relevan.

Detail prosedurnya, mulai dari jenjang kewenangan berdasarkan luas wilayah penggalangan, masa berlaku izin, sampai dokumen yang harus dilampirkan, sebaiknya ditanyakan langsung ke Dinas Sosial setempat atau Kementerian Sosial sebelum kampanye dimulai. Prosedur perizinan berubah dari waktu ke waktu, dan kesalahan pada tahap ini tidak bisa diperbaiki setelah dana telanjur terkumpul.

Bagaimana pajak memperlakukan sumbangan yang masuk

Perlakuan pajak penghasilan atas bantuan, sumbangan, zakat, dan harta hibahan diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan tersendiri. Peraturan itu menjadi rujukan pertama ketika yayasan mempertanyakan apakah sebuah penerimaan menjadi objek pajak penghasilan atau tidak.

Untuk sumbangan yang datang dari luar negeri dalam bentuk barang, ada jalur terpisah. Peraturan Menteri Keuangan mengatur pembebasan bea masuk dan cukai atas hadiah atau hibah untuk keperluan ibadah, amal, sosial, kebudayaan, atau penanggulangan bencana alam. Fasilitas ini tidak berlaku otomatis; ia harus diurus, dan syaratnya melekat pada peruntukan barangnya.

Satu hal yang perlu dipisahkan: perlakuan pajak atas sisa lebih dan beasiswa bagi lembaga nirlaba bidang pendidikan dan penelitian adalah topik yang berbeda, dengan aturan sendiri, dan tidak dibahas di sini. Jangan mencampurnya dengan perlakuan atas sumbangan yang diterima.

Siapa yang berwenang menerima atau menolak sumbangan besar

Jawaban jujurnya: dalam ketentuan tata kelola yayasan tidak ditemukan ambang nilai tertentu yang mewajibkan persetujuan Pembina atau Pengawas sebelum sebuah sumbangan diterima. Bila ada yang menyebut angka ambang batas sebagai kewajiban, mintalah rujukannya.

Karena aturannya tidak menyediakan jawaban, pengurus yang berhati-hati menetapkannya sendiri. Praktik yang lazim di kalangan organisasi nirlaba adalah menyusun kebijakan penerimaan hadiah secara tertulis, yaitu dokumen yang mengatur ekspektasi donor dan memandu keputusan pengurus mengenai sumbangan mana yang diterima dan mana yang ditolak. Kebijakan semacam ini biasanya menjadi tanggung jawab komite penggalangan dana di tingkat dewan. Perlu ditegaskan, ini praktik tata kelola yang baik, bukan kewajiban menurut peraturan Indonesia.

Kegunaannya paling terasa pada sumbangan yang tidak berbentuk uang: tanah dengan status belum jelas, kendaraan tua, atau barang yang biaya penyimpanan dan pembuangannya melebihi manfaatnya. Tanpa kebijakan tertulis, keputusan menolak menjadi sulit secara sosial, dan yayasan menanggung beban hukum atau reputasi yang tidak pernah direncanakan.

Sebagai pembanding praktik, panduan CC20 Charity Commission di Inggris menyatakan pengurus tetap bertanggung jawab mengawasi penggalangan dana meskipun pekerjaannya didelegasikan, termasuk melakukan uji tuntas terhadap penggalang dana profesional dan pihak ketiga. Itu konteks Inggris, bukan hukum Indonesia, tetapi logikanya berlaku di mana saja: tanggung jawab tidak ikut berpindah bersama pekerjaan yang dialihkan.

Haruskah sumber dana didiversifikasi?

Nasihat "jangan bergantung pada satu donor" terdengar seperti kebenaran yang tidak perlu diuji. Bukti yang ada ternyata lebih rumit. Studi Bridgespan atas 110 organisasi nirlaba besar di Amerika Serikat menemukan sekitar 90 persen di antaranya justru memiliki satu sumber dana dominan, rata-rata di atas 90 persen dari total pendanaannya. Organisasi yang tumbuh besar cenderung berhasil dengan mendalami satu kategori pendanaan, bukan menyebar tipis ke banyak kategori.

Temuan ini bukan izin untuk bergantung pada satu penyumbang tunggal. Satu kategori pendanaan bisa berisi ratusan pemberi dana. Maknanya bagi pengurus yayasan kecil: perlakukan diversifikasi sebagai pilihan strategi yang ditimbang dengan angka Anda sendiri, bukan sebagai kaidah yang otomatis benar.

Menjaga donor supaya kembali memberi

Mencari donor baru selalu lebih mahal daripada mempertahankan yang sudah ada. Survei terhadap 119 organisasi nirlaba kecil di Amerika Serikat, dengan pendapatan tahunan di bawah dua juta dolar, melaporkan tingkat retensi donor rata-rata sekitar 60 persen. Enam dari sepuluh donor yang memberi tahun lalu akan memberi lagi tahun ini. Survei yang sama menemukan organisasi yang memiliki rencana penggalangan dana tertulis meraih sepertiga lebih banyak dana dari donor individu, dengan jumlah donor hampir dua kali lipat.

Angka-angka ini berasal dari konteks Amerika Serikat dan tidak bisa langsung dianggap berlaku di Indonesia. Yang bisa diambil adalah arahnya: menghitung berapa persen donor tahun lalu yang kembali memberi adalah ukuran yang murah dan jujur untuk menilai kualitas kerja penggalangan dana Anda.

Beberapa rambu etika dari kode etik AFP juga layak dipertimbangkan, sekali lagi sebagai standar profesi dan bukan hukum Indonesia. Kode etik itu melarang tegas pemberian imbalan kepada penggalang dana berdasarkan komisi atau persentase dari dana yang berhasil dikumpulkan. Ia juga mewajibkan penghormatan atas privasi data donor dan hak donor untuk berhenti dihubungi, serta pelaporan tepat waktu atas penggunaan dana.

Kesalahan yang paling sering terjadi

Membuka kampanye terbuka untuk publik tanpa memeriksa kewajiban izin. Ini satu-satunya bagian dari siklus penggalangan dana yang benar-benar diatur undang-undang. Periksa sebelum kampanye jalan, bukan sesudahnya.

Memberi imbalan penggalang dana berdasarkan persentase dana terkumpul. Skema ini dilarang tegas oleh standar etika profesi penggalangan dana internasional karena menciptakan dorongan yang berbenturan dengan kepentingan donor dan organisasi.

Menerima sumbangan bernilai besar tanpa kebijakan penerimaan hadiah tertulis. Tanpa pegangan tertulis, keputusan diambil kasus per kasus di bawah tekanan, dan yayasan bisa menerima aset yang membawa beban hukum atau biaya tersembunyi.

Mengira urun dana donasi daring sudah punya aturan khusus. Peraturan OJK yang ada hanya mengatur urun dana berbasis penawaran efek. Tidak ditemukan aturan Indonesia yang khusus mengatur urun dana berbentuk sumbangan.

Menganggap diversifikasi pendapatan selalu lebih aman. Bukti yang ada menunjukkan konsentrasi juga bisa menjadi strategi yang berhasil bagi sebagian organisasi. Putuskan berdasarkan angka Anda sendiri.

Mengasumsikan ada ambang batas resmi persetujuan organ yayasan untuk menerima dana besar. Ketentuan semacam itu tidak ditemukan dalam aturan yayasan. Bila yayasan Anda menginginkan ambang batas, tetapkan sendiri dalam kebijakan internal dan sebutkan bahwa itu kebijakan internal.

Menunda penggolongan dana sampai musim penyusunan laporan. Syarat dari pemberi dana paling mudah dicatat pada hari dana diterima, ketika buktinya masih ada di tangan.

Dasar hukum dan rujukan

Tulisan ini disusun sebagai bahan edukasi umum dan bukan nasihat hukum, akuntansi, atau perpajakan untuk kasus tertentu. Sebagian besar panduan praktik penggalangan dana di atas berasal dari sumber internasional dan berstatus anjuran, bukan kewajiban di Indonesia. Sebelum membuka kampanye penggalangan dana publik, menandatangani perjanjian hibah, atau menetapkan perlakuan pajak atas penerimaan yayasan Anda, bicarakan lebih dahulu dengan penasihat hukum atau konsultan pajak yang memeriksa langsung dokumen dan keadaan yayasan Anda.